Wer stellt den Antrag?
Im Unterschied zum regulären Visumsverfahren, bei dem die Fachkraft selbst den Visumsantrag stellt, wird das beschleunigte Fachkräfteverfahren vom Arbeitgeber eingeleitet. Der Arbeitgeber ist der Antragsteller und muss die Vereinbarung mit der Ausländerbehörde unterzeichnen.
Das hat einen praktischen Grund: Im beschleunigten Verfahren übernimmt die Ausländerbehörde die Koordination aller beteiligten Stellen. Dafür braucht sie einen Ansprechpartner in Deutschland — und das ist der Arbeitgeber.
Wichtig: Die Vereinbarung muss von einer vertretungsberechtigten Person des Unternehmens unterzeichnet werden (Geschäftsführer, Prokurist oder andere im Handelsregister eingetragene Person). Die operative Abwicklung — insbesondere die Vorabzustimmung — kann jedoch an einen Bevollmächtigten wie PAKA delegiert werden. Dafür benötigen Sie eine Vollmacht.
Wo wird der Antrag gestellt?
Der Antrag wird bei der zuständigen Ausländerbehörde gestellt. Die Zuständigkeit richtet sich nach dem geplanten Wohn- oder Beschäftigungsort der Fachkraft in Deutschland.
In vielen Bundesländern gibt es inzwischen zentrale Ausländerbehörden oder Welcome Center, die speziell für das beschleunigte Fachkräfteverfahren zuständig sind. Diese zentralen Stellen sind in der Regel besser auf das Verfahren eingestellt als lokale Ausländerbehörden und bieten kürzere Bearbeitungszeiten.
| Bundesland | Zentrale Stelle |
|---|---|
| Bayern | Zentrale Stelle für Fachkräfteeinwanderung (Regierung von Mittelfranken, Nürnberg) |
| Nordrhein-Westfalen | Zentrale Ausländerbehörden der Bezirksregierungen |
| Baden-Württemberg | Welcome Center der Regierungspräsidien |
| Berlin | Landesamt für Einwanderung (LEA) |
| Hamburg | Hamburg Welcome Center |
In Bundesländern ohne zentrale Stelle wenden Sie sich an die örtliche Ausländerbehörde am geplanten Beschäftigungsort. Informationen zur Zuständigkeit finden Sie auch auf dem Portal Make it in Germany der Bundesregierung.
Die Vereinbarung mit der Ausländerbehörde
Der erste formale Schritt ist der Abschluss einer schriftlichen Vereinbarung zwischen dem Arbeitgeber und der Ausländerbehörde. Diese Vereinbarung ist das Kernstück des beschleunigten Fachkräfteverfahrens und legt die Pflichten beider Seiten fest:
Pflichten des Arbeitgebers
- •Alle erforderlichen Unterlagen fristgerecht einreichen
- •Änderungen (z. B. bei Vertragsbedingungen) unverzüglich mitteilen
- •Die Fachkraft bei der Zusammenstellung der Unterlagen unterstützen
- •Die Verwaltungsgebühr von 411 Euro entrichten
Pflichten der Ausländerbehörde
- •Alle Prüfschritte koordinieren und parallel einleiten
- •Gesetzliche Fristen einhalten (Berufsanerkennung, BA-Zustimmung)
- •Vorabzustimmung zum Visum an die Auslandsvertretung übermitteln
- •Arbeitgeber über den Verfahrensstand informieren
Erforderliche Dokumente: Die Checkliste
Für den Antrag auf beschleunigtes Fachkräfteverfahren müssen Sie bei der Ausländerbehörde folgende Unterlagen einreichen. Die genauen Anforderungen können je nach Ausländerbehörde leicht variieren — diese Liste deckt die gängigen Anforderungen ab:
Vom Arbeitgeber
- ☐Ausgefülltes Antragsformular der Ausländerbehörde
- ☐Arbeitsvertrag oder verbindliche Einstellungszusage (bei Ausbildung: eingetragener Ausbildungsvertrag)
- ☐Stellenbeschreibung mit konkreter Tätigkeitsbeschreibung
- ☐Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung
- ☐Vollmacht (wenn ein Dritter wie PAKA die Vorabzustimmung beantragt)
Von der Fachkraft
- ☐Gültiger Reisepass (mind. 6 Monate Restgültigkeit)
- ☐Qualifikationsnachweise (Zeugnisse, Diplome, ggf. beglaubigte Übersetzungen)
- ☐Lebenslauf mit Angaben zur beruflichen Erfahrung
- ☐Biometrisches Passfoto
- ☐Ggf. Sprachzertifikat (je nach Aufenthaltstitel)
- ☐Bei Familiennachzug: Heiratsurkunde, Geburtsurkunden (beglaubigt und übersetzt)
Tipp: Beginnen Sie frühzeitig mit der Zusammenstellung der Unterlagen. Insbesondere beglaubigte Übersetzungen und Apostillen können in manchen Ländern mehrere Wochen dauern. Unvollständige Unterlagen sind der häufigste Grund für Verzögerungen im Verfahren.
Kosten des beschleunigten Fachkräfteverfahrens
Die Kosten setzen sich aus mehreren Positionen zusammen:
| Kostenposition | Betrag | Wer zahlt |
|---|---|---|
| Verwaltungsgebühr Ausländerbehörde | 411 € | Arbeitgeber (in der Praxis) |
| Berufsanerkennung | 100 – 600 € | Variiert (oft Arbeitgeber) |
| Visumsgebühr | 75 € | Fachkraft |
| Übersetzungen und Beglaubigungen | 50 – 300 € | Variiert |
| PAKA Vorabzustimmungs-Service | ab 90 € inkl. MwSt. | Arbeitgeber |
| Gesamt (ca.) | ab 726 € | Ohne individuelle Nebenkosten |
Die 411 Euro Verwaltungsgebühr sind die Hauptkosten und werden bei Abschluss der Vereinbarung fällig. Im Vergleich zu den Kosten einer unbesetzten Stelle — die je nach Position mehrere Tausend Euro pro Monat betragen können — ist diese Investition in der Regel sehr schnell amortisiert.
Zeitplan: Vom Antrag bis zur Einreise
Der typische Zeitplan für das beschleunigte Fachkräfteverfahren nach Antragstellung:
Vereinbarung mit der Ausländerbehörde, Einreichung der Unterlagen, Gebührenentrichtung.
Parallele Prüfungen: Berufsanerkennung (max. 2 Monate), BA-Zustimmung / Vorabzustimmung (ca. 1 Woche) und aufenthaltsrechtliche Prüfung. Die Vorabzustimmung kann PAKA für Sie übernehmen.
Vorabzustimmung zum Visum wird an die Auslandsvertretung übermittelt.
Botschaftstermin (innerhalb 3 Wochen) und Visumsentscheidung (innerhalb weiterer 3 Wochen).
Visum abholen, Einreise nach Deutschland, Arbeitsbeginn.
Gesamtdauer: Ca. 3 bis 4 Monate. Wenn die Berufsanerkennung entfällt (z. B. bei Ausbildungsverhältnissen), kann das Verfahren auf 2 bis 3 Monate verkürzt werden. Ausführliche Informationen zum Ablauf finden Sie hier.
Wie PAKA den Vorabzustimmungs-Teil übernimmt
Das beschleunigte Fachkräfteverfahren besteht aus mehreren Teilschritten. Den arbeitsintensivsten — die Vorabzustimmung der Bundesagentur für Arbeit — übernimmt PAKA vollständig für Sie:
- ✓Dokumentenprüfung: PAKA prüft alle Unterlagen auf Vollständigkeit und Konsistenz, bevor der Antrag bei der BA eingereicht wird.
- ✓Digitale Einreichung: Innerhalb von 24 Stunden nach Erhalt aller Unterlagen wird der Antrag über die elektronische Arbeitsmarktzulassung (eAMZ) bei der BA eingereicht.
- ✓Nachforderungsmanagement: Sollte die BA Rückfragen haben, reagiert PAKA umgehend und hält Sie auf dem Laufenden.
- ✓Bescheid-Weiterleitung: Sobald die BA-Zustimmung vorliegt, informiert PAKA Sie und leitet den Bescheid weiter.